Доставка документов

Чтобы продвигать деловые отношения с другими организациями важно иметь постоянные и надежные средства связи.

Выделим для себя два основных способа доставки документов, позволяющие нам точно подтвердить, что мы получили отправленный документ, это: при помощи услуг почтовых организаций или при помощи курьерской доставки (это как собственная компания или всё же обращение к организациям, предоставляющие услуги курьерской доставки).

В большинстве организациях (как крупных, так и небольших) очень большую роль играет не только определение способа доставки документа, но и хорошая обработка документов для, непосредственно, дальнейшей доставки заказчику. Чаще всего этой работой занимается отдельный человек (ответственный исполнитель), который занимается самой подготовкой документации.

А службы делопроизводства выполняют следующие функции:

1) прием документа, его обработка и сама подготовка к отправке получателю, распределение по структурным отделам
2) они обязаны разыскивать потерянные документы и принимать все претензии по доставке,
3) контроль по упаковке, оформлению отправляемого,
4) сортирование по способам доставки документов,
5) службы делопроизводства обязаны организовывать и проверять своевременную доставку,
6) количественный учет всех документов,
7) с документами должна быть проведена проверка сохранности.